Skrivguide för dig som arbetar i förskolan

• Ha en tydlig rubrik som berättar vad texten kommer handla om. Till exempel ”Information om utflykten på fredag” hellre än ”Hej alla glada vårdnadshavare!”.
• Börja med det viktigaste först. Om ditt huvudsakliga syfte med texten är till exempel att få fler vårdnadshavare att ta med sig regnkläder till förskolan så skriver du det först. Därefter kan du berätta om dagens utflykt till lekplatsen. Men om det istället är utflykten som är det viktiga, skriver du om utflykten först och påminner om att det är bra att ta med gummistövlar till förskolan på slutet.
• Finns det något du tror att vårdnadshavarna kommer fråga om efter att ha läst informationen? Försök i så fall att besvara den frågan direkt i din text och på så sätt föregå frågan.
• Försök hålla meningarna relativt korta och växla gärna mellan korta och litet längre meningar. Undvik väldigt långa meningar.
• Använd gärna ett ”du-tilltal” (så som i denna skrivguide). Skriv hellre ”Du som vårdnadshavare ansvarar för att ta med blöjor till förskolan.” och inte ”Det är vårdnadshavares ansvar att det finns blöjor på förskolan."
• Är det en lång text? Hjälp gärna den som ska läsa genom att dela upp texten i flera underrubriker.
• Ta bara upp ett ämne per stycke och hoppa ner en rad innan du börjar på nästa stycke. Det gör att texten ser luftigare ut jämfört med om du gör indrag vid styckesindelningen.
• Gör punktlistor när du räknar upp något. Jämför ”Gummistövlar, regnkläder, extra strumpor, solkräm…” med:
  • gummistövlar
  • regnkläder
  • extra strumpor
  • solkräm
• Undvik onödigt svåra och ovanliga ord om det går. Skriv ”Idag gick vi på en promenad till skogen.” inte ”Idag spatserade vi i maklig takt till skogen”. Synonymer är bra och får gärna användas, men tänk på att vårdnadshavarna ska förstå dem.
• Förklara gärna de facktermer och pedagogiska begrepp och uttryck som du använder.
  Exempel: Om ni på samlingen övat på taluppfattning och turtagning skulle du i informationen till vårdnadshavarna till exempel kunna skriva:
  ”På dagens samling fick barnen träna sin taluppfattning genom att räkna hur många klossar pedagogen la fram. Barnen övade också på att vänta på sin tur och att lyssna när det var ett annat barns tur att räkna."
  Och ett exempel till: ”Här är bilder från när barnen arbetade med lera i ateljén idag. Vi pedagoger har fått flera nya idéer efter att ha varit på en föreläsning om att arbeta Reggio Emiliainspirerat. Att arbeta Reggio Emiliainspirerat innebär bland annat att…”.
  Kom ihåg att även de mer vardagliga orden som kan verka självklara, kan behöva förklaras för den som är helt ny i förskolans värld. Det kan vara ord som samling, röris, spökvatten och läsvila.

• Använd en färg på texten som ger en tydlig kontrast mot bakgrunden.
• Välj ett typsnitt som är lätt att läsa och ser professionellt ut. Undvik mer svårlästa och ”roliga” typsnitt i stil med Comic sans och andra liknande typsnitt. Använd istället ett typsnitt som till exempel Arial, Calibri eller Times New Roman (som denna text har).
• Låt gärna en kollega läsa igenom din text innan du skickar iväg den till vårdnadshavarna. Förstår din kollega direkt vad du menar? Eller finns det något som är otydligt?

• Använd ett rättstavningsprogram. Om du till exempel skriver en text direkt in i ett program som saknar rättstavningsprogram och du vill försäkra dig om att du stavar rätt, kan du skriva texten i Word först och sedan kopiera över den.
  
• Om rättstavningsprogrammet inte hjälper och du fortfarande är osäker på hur ett ord stavas eller böjs, kan du söka på ordet på till exempel svenska.se (se länk under Fler tips och hjälp nedan). Det går för det mesta också bra att bara snabbt söka på ord i en sökmotor som Google. Du kan även söka på ord som du är osäker på om du ska särskriva eller inte.
• Hej! Du! Använd utropstecken med måtta. Utropstecken kan du använda efter hälsningar, tilltal, uppmaningar eller en önskan, som ”Lycka till!”. I övrigt används utropstecken väldigt sällan.
  
• SKRIV INTE MED ENBART VERSALER. Det kanske kan passa på en lapp du sätter upp i hallen och som har en väldigt kort text som alla behöver se, till exempel ”ANVÄND SKOSKYDD”. Men i längre texter är det alltid bäst att hålla sig till små bokstäver och att använda stor bokstav endast i början av meningen.
  
• Är du osäker på om till exempel ett namn ska ha en stor eller en liten bokstav kan du läsa i kapitel 5 i guiden som heter Myndigheternas skrivregler (se länk under Fler tips och hjälp nedan).

• Använd inte för många emojis. 😉 En snöflinga eller liknande kanske är dekorativt ibland men tre skrattgråtande gubbar efter varje mening passar bättre i privatlivet än på arbetet.

• Rensa bort onödiga ord. Ord som typ, ju, liksom, faktiskt, verkligen, lite och jätte-, kan du ofta ta bort för att göra texten både mer tydlig och professionell.
  Ett roligt exempel:
  ”Vi tycker ju verkligen att de faktiskt är jättebra om alla barn har gummistövlar m sej när de typ regnar. De e ju liksom lite ert ansvar som vårdnadshavare.”
  Ett bättre exempel:
  ”Vi vill att du som vårdnadshavare ser till att ditt barn har ett par gummistövlar på förskolan. Vi går ut och leker varje dag, även när det regnar.”

Ibland händer incidenter som behöver dokumenteras. Här kommer tips som kan göra det lättare att skriva en saklig och användbar text.

Tänk efter först

Innan du börjar skriva kan det vara bra att fundera över följande frågor:

• Vad var det egentligen som hände? Vad vet du säkert och vad är sådant du tror hände?
• Vad är syftet med det du skriver? Varför skriver du det här? För vems skull?
• Vad ska hända med din text sedan?
• Vem kommer läsa texten? Vad behöver den personen veta?
• Finns det sekretess kring det du skriver om? Personuppgifter? Hur brukar ni göra? Om du är osäker på vad och hur du får skriva kan du alltid fråga din chef.

Undvik tyckanden och personliga åsikter

Håll dig till fakta.
Exempel: ”L har fått ett sår och ett blåmärke i pannan. L berättar att A slog en stor spade i huvudet på henne. A och L var ensamma inne i förrådet när det hände. Vid tillfället var det en pedagog och 15 barn ute på gården.”

Skriv inte tyckanden.
Exempel på hur tyckande kan se ut: ”Jag tycker att det var jättedumt att alla andra gick på rast samtidigt och lämnade mig själv med alla barnen. Aron är stökig och brukar ofta slå de andra barnen och Liv är jämt snällt, så det var säkert hans fel att det blev bråk inne i förrådet.”

Intranätet

Du som arbetar i Jönköpings kommun har tillgång till intranätet. På sidan Budskap, språk och tonalitet kan du lära dig mer om att skriva tydligare och bättre texter i ditt arbete.

Budskap, språk och tonalitet (för anställda i Jönköpings kommun)

Fler tips

Myndigheternas skrivregler

svenska.se (Svenska akademiens ordböcker)