Tidig kommunikation med vårdnadshavarna är en viktig pusselbit i närvaroarbetet

Arta Bajqinca, kurator, Monica Küch Pettersson, skolsköterska, Josefin Ek, förstelärare och rektor Marie Jildestedt ingår alla i det närvaroteam som fick sin nuvarande form förra våren och som lyfter upp skolans närvaroarbete på den dagliga agendan. Genom ett målmedvetet tillsammansarbete med alla kollegor ser man att elevernas närvaro ökar. I den senaste statistiken är frånvaron numera lägre än innan pandemin.

Uppdaterade och tillgängliga rutiner

– Arbetet började egentligen för fyra år sedan då jag och Monica började med att se över och uppdatera den rutin vi hade då, berättar Marie. Vi utgick från den övergripande centrala närvarorutinen men tittade även på hur andra skolor gjorde. Vi märkte dock efter ett tag att de nya uppdaterade rutinerna var svåra att implementera och insåg att vi måste göra det mer användarvänligt.

Sagt och gjort, Arta som är kurator och Josefin som då var nyanställd förstelärare kom att bli en del i det de kallar närvaroteamet. Josefin som är duktig på struktur och system fick uppdraget att titta på rutinerna ur ett lärarperspektiv.

– Tillsammans satt vi och filade på struktur och formuleringar och i vår närvarorutin finns nu sju tydliga steg att följa, berättar Monica.

– Vi har även tagit fram en checklista på hur frånvaro registreras i lärplattformen och vad som förväntas av mig som lärare när jag kollar av närvaron, berättar Josefin. Alla dokument har bildstöd och tydliga steg-för-steginstruktioner.

För att dokumenten ska vara lätta att hitta finns både rutin och checklista lättillgängligt för all personal i en egen Teamskanal. Och för att rutinerna ska sätta sig i organisationen har närvaron varit en återkommande punkt på studiedagar och APT:er

– Vi har nästan upprepat rutinerna lite överdrivet ofta och varit övertydliga för att påminna om att de finns, var de finns och hur vi jobbar, berättar Arta.

Samtal hem redan första dagen

Under resans gång har det blivit tydligt att det finns en speciell faktor som har varit avgörande för att öka närvaron och det är att någon från skolan ringer hem till eleven redan på första frånvarodagen.

– Tidigare var vår rutin att ringa vårdnadshavare på tredje frånvarodagen, säger Marie. Men under tiden fick vi till oss att det är en framgångsfaktor att vi hör av oss redan första dagen.

Samtalen kring detta har varit många på skolan då en del lärare har tyckt att en tidig kontakt har känts onödig om man redan vet varför eleven är hemma och man har funderat på vad man ens ska säga till vårdnadshavaren.

– För att underlätta finns exempelfraser i checklistan som man kan använda sig av när vi ringer, säger Arta. Att vi ringer hem första dagen handlar om att visa omtanke, att vi bryr oss och vill ha en dialog med hemmet. Inte att vi ska vara påpekande på ett negativt eller kritiskt sätt.

Förr var vårdnadshavaren tvungen att ringa och sjukanmäla sitt barn men nu när det hela görs digitalt uteblir samtalet och närvaroteamet påpekar att ansvaret numera i stället ligger på skolan att söka den kontakten

– Detta har inte varit en enkel sak att få till, medger Marie, och vi fortsätter vårt jobb med att ge lärarna rätt förutsättningar att kunna ringa varje dag.

Utvärdering av implementeringen

I maj gjorde Barnarpsskolan en utvärdering kring hur man har upplevt implementeringen av de nya rutinerna. Där kunde man glädjande se en ökad närvaro och en ökad medvetenhet, både hos vårdnadshavarna och barnen.

Utvärderingen visade också att det kan vara svårt att som lärare få tid att gå undan för att ringa, samt att det inte finns några arbetslagstelefoner utan man behöver använda sin privata telefon. Något som också framkom var att man ibland kan behöva hjälpa vårdnadshavaren att göra en bedömning om eleven är tillräckligt sjuk för att vara i hemma och den bedömningen är svår att göra som lärare.

– Alla känner sig heller inte bekväma med att ringa och tycker att det är jobbigt när föräldern redan har meddelat att barnet är sjukt. Eller så är man rädd för att bli bemött på ett tråkigt sätt eller trampa någon på tårna, berättar Monica.

Hålla i och hålla ut

Men eftersom de tidiga samtalen har visat sig ge effekt framhåller närvaroteamet att det är viktigt att hålla i rutinen. För att underlätta tittar man på möjligheten att införa arbetslagstelefoner. Förslag finns också att utse någon i arbetslaget som är mer bekväm med uppdraget och som kan ansvara för att ringa.

– Skolan jobbar över gränser och lärare undervisar i olika klasser så det är inte konstigt att det inte är mentorn för barnet som hör av sig till vårdnadshavaren, säger Monica.

Att sprida information om närvarorutinerna till vårdnadshavarna är viktigt för att göra dem allmänt kända och det görs på föräldramöten och som punkt på utvecklingssamtalen. Att ha en tydlig rutin är också något man som lärare kan luta sig mot.

– När det finns en rutin är det så mycket enklare att säga att så här gör vi på den här skolan. Det är inte jag själv som är nyfiken utan vi jobbar så här för att öka närvaron, säger Monica.

Fokus närvaro varje månad

En vecka varje månad har skolan ”fokus närvaro”. Då sätter sig varje arbetslag och kollar närvaron och orsaken till frånvaron. Allt noteras i ett dokument för att få en helhetsbild kring elevens frånvaro under längre tid. På så sätt är det lättare att upptäcka mönster, som att en elev upprepande är frånvarande en viss tid eller dag i veckan.

Om läraren upptäcker att eleven har för mycket frånvaro utan uppenbar orsak kopplas närvaroteamet in och läraren har ett närvarosamtal med elev och vårdnadshavare. Om samtalet inte ger resultat och skolfrånvaron fortsätter öka ska läraren boka ett drop in-möte med skolans elevhälsoteam (EHT). Då bollar man tillsammans kring vilka åtgärder som behöver sättas in och vem som ska göra vad. Det kan handla om att möta upp eleven på morgonen, konflikthantering och extra anpassningar av olika slag.

Åtgärder tillsammans med elevhäsoteamet

Åtgärderna kan också handla om att personal från EHT kan delta i närvarosamtal med vårdnadshavare, elev och lärare. Även ett bokat elevärende på EHT där skolledningen deltar kan vara en väg att gå. Där kan beslut om frånvaroutredning tas men även att skolledning deltar i möte med elev, vårdnadshavare och lärare.

– Som lärare kan det ibland vara svårt att veta vad man ska göra och då är dialogen med EHT jättebra för att tillsammans komma på lösningar, säger Josefin.

– Det är superviktigt att vi fångar upp eleverna för att vända trenden och det är ett gemensamt ansvar. Alla steg i rutinen är lika viktiga och våra åtgärder sker stegvis i en trappa, berättar Marie. Samtalen med vårdnadshavarna, även vid första frånvarodagen, är till för att stötta och hjälpa dem att få sina barn att gå till skolan.

– Vi har flera goda exempel med elever som har haft hög frånvaro, där vi i elevhälsoteamet, lärare, ledning och vårdnadshavare har hjälpts åt för att förbättra närvaron och där vi tillsammans har anmält till socialtjänsten, berättar Arta. I de fallen har samarbetet fungerat väl, vårdnadshavarna har tacksamt tagit emot hjälpen och vi har lyckats vända trenden.

Värdegrund och bemötande viktigt

Tydliga rutiner är viktiga i arbetet för ökad närvaro men närvaroteamet lyfter även att bemötandet av elever och vårdnadshavare är minst lika betydelsefullt.

– Vi har jobbat mycket med bemötandet här på skolan, berättar Arta. Att säga hej till barnen och att verkligen se dem. Från ca 07.45 finns lärare på skolgården som möter upp eleverna på väg till sina klassrum och en del elever har vi sms:at för att höra hur de mår och för att välkomna dem till skolan.

Visuell återkoppling

För att återkoppla till arbetslagen sammanställer Monica statistiken månad för månad för att tydligt visa närvarotalen.

– Vi ser ju en skillnad och att man som lärare ser det visuellt tror jag är värdefullt, säger Monica. På det här sättet ser man också tydligare om staplarna är på väg upp igen och vi kan föra en dialog om varför. Är det influensatider eller något annat som gör att frånvaron ökar?

Mycket arbete som nu visar resultat

Barnarpsskolan har ingen skolsocionom, en yrkesroll som brukar jobba med närvaroarbetet på en skola. I stället har de fått hitta andra lösningar som att kurator och skolsköterska lägger mycket tid av sin tjänst i närvaroarbetet samt att de har en förstelärare med riktat uppdrag mot närvaroarbete.

Frånvaroteamet konstaterar att det har varit några slitiga år men att de nu kan skörda frukterna.

– Nu kan vi se att det börjar går bra för de elever som har haft det kämpigt, säger Arta nöjt. Det har inte varit en dans på rosor. Rutinen är förebyggande men fram till nu har vi har även jobbat mycket åtgärdande. Vår förhoppning är att tack vare en välfungerande och förankrad rutin få arbeta mer förebyggande framöver.