Unikum - vad, hur, när och varför?

Louisa Joy Rosendahl och AnneSophie Bard ingår i den projektgrupp som jobbar för att övergången till Unikum ska gå så smidigt som möjligt. Tanken är att de under denna process ska ta fram stöd för dig som medarbetare inom förskola och skola så att du får de verktyg du behöver för att vara väl förberedd när det är dags för bytet. Här hjälper de också till att förklara vad som skett hittills, vad som händer just nu och planerna framåt.

Varför byter vi lärplattform?

– Avtalet med Vklass går ut i juni 2025 och enligt lagen om offentlig upphandling kunde vi inte förlänga avtalet mer. Vi som kommun var tvungna att upphandla på nytt för att öppna upp för andra på marknaden att lämna anbud. Unikum blev den leverantör som vann upphandlingarna eftersom de uppfyllde kriterierna bäst, där kvalitet vägde tyngre än pris.

Hur gick upphandlingsprocessen till?

– Processen har gått i flera steg. Det började med att vi med hjälp av kommunens IT-partner Atea gjorde en förstudie kring hur användarna upplevde Vklass och där var både vårdnadshavare, elever och medarbetare med. Utifrån den såg vi att alla parter önskar att vi jobbar mer likvärdigt i systemet.

Vi valde sedan att gå vidare med två olika upphandlingar, en för förskolan och en gemensam för grundskola och gymnasium eftersom vi ville kravställa mer verksamhetspecifikt.

Under processen var representanter från alla verksamheter med, både i referensgrupper inför upphandlingen och i testgrupper under utvärderingen. Tillsammans kartlade vi vilka arbetsprocesser som finns i våra olika verksamheter och utifrån dessa skrev vi sedan ner bör- och skakrav som vi presenterade för leverantörerna som var med i upphandlingen.

Under denna process blev vi medvetna om att ingen leverantör kunde leverera alla krav vi ställde utan vi blev tvungna att revidera en del av kraven. Vissa saker utvecklar Unikum speciellt för oss i Jönköpings kommun men vi kommer inte få allt vi önskar. Under upphandlingen genomfördes även användbarhetstester där verksamheten fick testa de olika systemen. När vi utvärderade alla anbud och lade ihop kravlista, pris och testresulat vann Unikum båda upphandlingar.

Berätta, vad händer just nu?

– Vi har startat igång arbetsgrupper i varje skolform för att se hur våra arbetsformer passar in i Unikum. Dessa grupper kommer vara aktiva under våren och har som mål att landa i gemensamma arbetssätt i Unikum för att få till den likvärdighet som efterfrågades i förstudien. Detta för att skapa en tydlighet och förutsägbarhet för alla användare.

Samtidigt håller vi även på att ta fram en plan för de utbildningsinsatser som kommer erbjudas framöver. När detta är klart kommer du få mer information om hur utbildningarna kommer ske och när. Målet är att alla ska vara väl förberedda och trygga när vi går in i det nya systemet.

Under våren sker även mycket tekniskt arbete. Våra kollegor i projektgruppen jobbar med att få våra olika system att prata med Unikum och fokuserar på de tekniska förutsättningarna för att få detta att fungera. Vi kollar också på vilken data från Vklass som ska migreras, vad som kan migreras, vad som ska arkiveras och vad som ska gallras.

Vad behöver jag som medarbetare tänka på?

– Ge dig själv tid att ta del av det utbildningsmaterial som kommer framöver och ha tålamod i processen att lära om och lära nytt. Om det behövs så ta hjälp av dina kollegor och ge varandra både tid och förståelse att vi tar till oss nya saker på olika sätt.

I höst kommer utbildningarna dra igång på allvar. Vissa medarbetare kommer få utbildning först för att sprida kunskapen vidare och vara ett stöd för sina kollegor. Målet med utbildningsinsatserna är att du som användare ska förstå Unikums funktioner och gränssnitt men också att skapa trygghet i övergången till Unikum.

Vad kommer vara nytt i Unikum och vilka funktioner tar vi med oss från Vklass?

– Många av de funktioner som finns i Vklass idag kommer också att finnas i Unikum men de benämns på annat sätt. Gränssnittet ser annorlunda ut och har mer fokus på lärandet. I Vklass är nyhetsflödet i fokus och så ser det inte ut i Unikum.

Unikums gränssnitt är rollstyrt och hur visningen skiljer sig åt beroende vilken roll du har, till exempel ser rektors vy annorlunda ut än pedagogens.

Vad kan jag göra för att förbereda bytet?

– Du kan redan nu börja se över vad du har i Vklass och fundera på vad du vill spara ner och behålla. Om du har planeringar och lektionsmaterial så behöver du tänka över vad du vill ha kvar och vad du vill rensa bort.

Innebär bytet att vi släpper Vklass från en dag till en annan?

– Mellan januari och mars 2025 kommer de olika verksamheterna kliva in i Unikum. Fritidshem och grundskola är först ut och förskolan blir sista verksamhet att gå in.

Vi kommer ha Vklass som läskopia under våren 2025. Det innebär att du inte ska utföra något nytt i Vklass men du kan gå in och hämta ut information från Vklass under hela våren. När Vklass stänger i juni 2025 så raderas all information. Då är allt borta så se till att plocka hem allt du vill ha innan dess.

Kontaktpersoner

Har du frågor och funderingar som rör bytet av lärplattform? Kontakta gärna utbildningssamordnarna:

Förskola: Louisa Joy Rosendahl
Grund- och gymnasieskola: AnneSophie Bard