Förskolan är en komplex verksamhet

Det sker många olika saker samtidigt. Det som planeras blir nästan aldrig som man tänkt, men ofta bra ändå. Det är väldigt svårt att förutse vad som ska hända eller vilka resultat man når. Detta är kännetecken för en komplex verksamhet. I den existerar både kontroll och icke kontroll, ordning och oordning samt stabilitet och förändring samtidigt.

När verksamhetens huvuduppdrag är att möta människors behov blir den komplex. Det betyder att det mesta arbetet i förskolan är komplext, men den innehåller också andra typer av arbetsuppgifter som är både enkla och komplicerade.

Exempel på enkla arbetsuppgifter är att plocka ur en diskmaskin. De flesta kan ganska lätt lära sig att plocka ur maskinen och ställa porslin, glas och bestick på rätt ställe. Det går att göra tydlig arbetsbeskrivning på momenten och i vilken ordning man ska arbeta.

I komplicerade arbetsuppgifter kan man också följa en instruktion eller ritning, men det är svårare. Att bygga ett JAS-plan räknas som komplicerat. Det är otroligt många komponenter och moment, men som kan beskrivas i en instruktion och arbetet standardiseras så att man bygger alla plan likadant.

Både enkla och komplicerade processer är förutsägbara och går att styra med instruktioner, riktlinjer och regler. Problemet blir när man försöker styra komplexa processer på samma sätt.

Att kunna förutse händelser och ha kontroll är behov som är djupt rotade i oss människor. Problemet är att vi varken kan kontrollera eller förutse komplexa processer. Det går till en viss del, i alla fall om man har mycket erfarenhet och bra verktyg. Bra verktyg inom förskolan är många gånger detsamma som en god struktur i arbetet som underlättar förutsägbarheten för både vuxna och barn.

Ett tankeexperiment är att försöka styra en hel dag på förskolan, som om det vore en komplicerad verksamhet, alltså med fullständiga instruktioner över alla moment och händelser. Givetvis en omöjlighet. I stället behövs förutsättningar för medarbetare att utveckla handlingsberedskap och flexibilitet. Det viktiga är att som medarbetare ha verktyg för att möta olika oväntade händelser, att hantera vardagens mångfald, och samtidigt att ha mandat och tillit till att få lösa situationer självständigt. Utöver handlingsberedskap behövs en fungerande kommunikation mellan medarbetarna – ett ständigt pågående samtal.

Allt som görs i förskolan handlar, som sagt, inte om komplexa processer. Vi plockar ur diskmaskiner, torkar bord, lägger scheman i Multi Access, lägger tillbudsanmälningar i KIA, gör ekonomiska prognoser, skriver informationsbrev till vårdnadshavare, upprättar och följer hygienrutiner, gör skyddsronder, förbereder utvecklingssamtal och mycket, mycket mer. Dessa arbetsuppgifter kan med fördel standardiseras, och mår bra av riktlinjer och instruktioner, så att vi jobbar så smart och effektivt som möjligt. Det är viktigt att skilja de enkla och komplicerade arbetsuppgifterna från förskolans pedagogiska huvuduppdrag.

Att få informationsflödet att fungera är oavsett organisation alltid en komplex process, eftersom det innefattar människor: sändare och mottagare. Information uppfattas på lika många sätt som det finns personer som fått den. Det blir ännu svårare om informationen dessutom handlar om komplexa uppgifter.

Envägskommunikation, informationsbrev eller notiser på intranätet är inte en framgångsfaktor för förändring och utveckling. Information som vi vill ska få effekt behöver i stället få bearbetas och ”knådas” tillsammans i arbetsgrupperna. Det behöver skapas förståelse och ett ägarskap kring det som ska utvecklas, förändras eller följas.

Jag är övertygad om att förståelse och ägarskap är en förutsättning för förändring på riktigt. Det blir meningsfullt och meningsskapande är det som jag menar leder till utveckling i en komplex verksamhet.